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档案规范化管理重在细节

发布日期:2016-08-11  来源:本站  
       本报讯  为提高公司各部门档案管理的专业性及完整性,公共事务中心于2016年8月11日在二楼培训室开展了档案管理专业知识培训,培训内容分六项,包括档案定义、类别、归档范围、归档的基本要求及立卷流程。

       课程对日常易疏忽的归档要求进行了梳理,如传真件及复写纸类文件,为避免油墨字体因时间积累,字迹消失引起的文档损坏,需及时复印,备留复印件存档;存档时需拆除订书针、回形针等易生锈的装订物,采用不锈钢推纸夹器装订需长期保管的文件,避免文件受到铁锈的腐蚀等。

       培训也明晰了各类档案的归档时间,如活动的录音、录像、照片、底片、奖牌等声像实物档案应在一个月内移交集团档案室;项目工程档案应在工程验收后,一年内整理完成档案移交;在经营管理中形成的各种报表、文件材料、合同等资料,由部门的兼职档案管理员按照公司的档案管理制度整理后,集团各中心每季度移交一次档案,子公司各部门则在次年4月完成去年年度档案的整理及移交。

       集团档案管理员将每季度对公司各部门的档案归档情况跟踪检查,记录档案留存及归档情况,纠正错误的归档方式,并现场指导,确保各部门兼职档案管理员能够独立专业的完成归档立卷等工作。

             (公共事务中心  伍康丽)
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