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浅述企业档案收集工作

发布日期:2019-05-05  来源:本站  

浅述企业档案收集工作

又到一年一度的批量文件归档时间了,文件的归档是档案收集工作的一部分、是保证档案数量与质量的关键,档案文件只有完整、准确才能充分体现其凭证、查考价值。集团的档案收集工作需要公司各部门、各下属公司相关同事的密切配合才能顺利的完成这项繁琐却十分重要的工作。

档案收集是整个档案管理工作的首要环节,通过收集归档,才能将分散的档案文件集中到一起,为档案的科学管理以及提供利用奠定基础。就我们来说,涉及最多的就是把散落到各个职能部门、下属公司以及个人手中的,能够全面、真实地反映本企业历史面貌的档案材料收集到档案室来。

要做好档案收集工作,首先我们要知道怎么归。要高质量的完成文件归档工作,需注意以下几个要点:

1、 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

2、 归档的文件材料必须完整、系统、准确,各项签字手续完备。

3、 非纸质文件材料(照片、声像文件、光盘及实物等)应与其文字说明一并归档;外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。

4、归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的可根据实际适当增加份数。

5、归档文件以“件”为基本整理单位。一般以每份文件为一件;文件正本与文件审批单为一件;合同原件与合同审批单为一件;正文与附件为一件;收文的文件处理单与收文为一件;多种文字形成的同一文件为一件;报表、名册、图表等一册(本)为一件;来文与复文为一件(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等);简报一期为一件。会议文件资料一套为一件,会议记录原则上一次会议为一件,也可一本()为一件。

 

其次我们要了解归什么。文件的收集参照公司档案管理制度中所列的归档范围进行,这里我们重点提示,以下这些都是无须归档的:

1、 本单位重复文件或复印多余的文件。

2、 无查考、使用价值的事务性、临时性文件。(如:一般性的会议、培训、书刊征订通知等)

3、 未经签发的打印稿,一般性文件的历次修改稿、校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

4、 单位内部互相抄送的文件材料。

5、 本单位负责人兼任外单位职务形成的文件材料。

6、 以参考为目的,从各方面收集的资料。

7、 参加非主管部门召开的会议,无贯彻执行要求和无查考价值的会议资料。

8、 上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料。

9、 上级机关送来的征求意见的未定稿文件。

10、与公司生产、经营无联系、无查考价值等文件资料。

档案是企业经营、发展活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的主要依据。档案管理是企业的基础管理工作,只有夯实了基础管理,企业才能走得更快、走得更远。借助档案,让我们更好地了解过去,把握现在,预见未来。

(总裁办公室 陈卫)
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